Saiba como proteger a sua empresa de eventuais problemas com licenciamentos

É muito comum, no dia a dia das empresas, o uso de softwares padrões para o cumprimento das suas rotinas administrativas. Um bom exemplo disso é o pacote Office da Microsoft, com cerca de 1,2 bilhão de usuários no mundo atualmente, e o mais utilizado no meio corporativo brasileiro. O que nem todos sabem, é que esse tipo de software só pode ser usado mediante um contrato de licenciamento de uso.

E mesmo sabendo, não são todas as empresas e usuários que se mantém em dia com o licenciamento do produto. A Microsoft, por outro lado, ciente disso, ano após ano tem refinado seus processos de auditoria de software para alcançar mais e mais situações de irregularidade no país

A falta de licenciamento muitas vezes acontece por conta da banalização da pirataria, quando alguns usuários não se sentem na obrigação de pagar pelo serviço. Porém, nem sempre esse é o caso, muitas vezes, isso ocorre simplesmente pela falta de conhecimento sobre as políticas de licenciamento por parte do usuário, ou então, algumas empresas acabam perdendo o controle em relação ao uso desses softwares mesmo, por mero descuido, o que pode acabar resultando em notificação de auditoria. Caso isso tenha acontecido com você ou com a sua empresa, saiba como estar preparado:

Recebi uma ligação da Auditoria Microsoft. E agora?

A sua empresa recebeu uma notificação da Microsoft para fiscalização de licenciamento de softwares e você não sabe o que fazer? Calma! Geralmente, quando isso ocorre, eles estão apenas dando a chance ao cliente de regularizar sua situação.

Geralmente, o primeiro contato do time de fiscalização é feito via telefone, embora essa notificação também possa ser recebida por e-mail. Geralmente o que acontece é que a pessoa se apresenta como membro da equipe compliance da Microsoft e informa que receberam uma denúncia de que a sua empresa usa software irregular.

Em seguida, pedem que o responsável pela área de TI preencha uma planilha, chamada PUA, ou então solicita que seja instalado um software capaz de realizar relatórios automáticos das licenças na sua máquina.

E o que é a Planilha PUA?

Nesta planilha, você deverá informar ao número de softwares da Microsoft utilizado, relacionando a licença de uso à cada um deles. Depois desse levantamento inicial, a Microsoft envia um e -mail com um relatório das não conformidades encontradas e as medidas que você deve tomar para regularizar a sua situação.

Geralmente esta medida se baseia em indicar a compra do software irregular, dentro de um prazo máximo estabelecido pela Microsoft. Caso a empresa não siga as recomendações dadas, o caso é encaminhado para o jurídico da Microsoft, que procedimentalmente entra com um processo judicial contra ela.

Um ponto importante aqui, é que sob nenhuma hipótese, você deve mentir durante o processo de auditoria. Siga tudo que for solicitado pelo time de compliance. Preencha os documentos ou rode o inventário de software que eles pedirem e não esconda nada. Ser sincero durante o processo irá demonstrar para o operador que está tratando do caso, que você tem boa fé e o deixará mais flexível a negociar concessões.

Outro fator determinante nesta fase, é que você cumpra os prazos acordados para a entrega dos documentos que a Microsoft solicitar. Se, por algum motivo ou impasse, você achar que não vai conseguir juntar o material solicitado no prazo acordado, envie um e-mail para o contato que está cuidado do processo de auditoria na Microsoft informando o motivo e pedindo uma prorrogação na entrega. Transparência no relacionamento é fundamental para que a situação se resolva da melhor maneira para todos.

Ainda, se durante o processo de levantamento você identificar que o investimento necessário para se regularizar é maior do que o orçamento que a empresa dispõe, seja sincero com o responsável pela auditoria e negocie a possibilidade de parcelamento da compra.

Não espere a situação se agravar!

Se for o caso de ter sido encontrada alguma irregularidade na relação dos softwares utilizados pela sua empresa é altamente recomendável que a irregularidade seja resolvida de maneira amigável e rápida, em precisar entrar em vias judiciais.  A auditoria compliance da Microsoft deve ser encarada como uma oportunidade que a empresa dá ao usuário de regularizar a sua situação, sem precisar sofrer as punições previstas em lei como multas e sanções civis e criminais.

É importante ressaltar que o resultado do uso irregular de software pode incidir em multas indenizatórias com até três mil vezes o valor original do software e, em último caso, à pena de prisão de até quatro anos.

Não fui notificado. Como proteger a minha empresa dessa fiscalização?

O primeiro passo para se proteger contra a falta de licença é manter o controle do uso dos softwares, através de um inventário. A própria Microsoft fornece sistemas voltados a essa função. Como o Microsoft Software Asset Management, o Microsoft Assessment and Planning (MAP) e o System Center.

Com esse inventário em mãos, você terá como levantar todas as provas de licenciamento que precisar, em qualquer tempo, além de claro, ter maior facilidade de controle para mantê-las sempre em dia e regularizadas. As provas de que você comprou o software de forma regular vai depender do tipo de compra, mas no geral tem que ser feitas através das notas fiscais de compra ou os contratos de licenciamento. Coloque todas as provas de licenciamento em uma planilha e cruze com as informações do inventário.

Não conte com a sorte!

Vale lembrar que mesmo que você venha utilizando o software da Microsoft de maneira irregular há muito tempo, sem qualquer problema e ache que está livre de situações como ser notificado, saiba que, a Microsoft possui um ativo time de fiscalização em todas as partes do mundo, munido de uma tecnologia bastantes sofisticada para identificar não conformidades entre seus usuários. E ainda, como medida complementar, a ABES (Associação Brasileira de Empresas de Software) em parceria com a BSA (Business Software Alliance), lançou o portal Denuncie Pirataria, voltado à denúncia anônima de empresas que estão com o uso de softwares irregulares.

Nesse momento, mais da metade das empresas no Brasil operam irregularmente e estão correndo risco de sofrer uma auditoria da Microsoft.  Agora que você já foi orientado sobre as formas de blindar o seu ambiente e evitar riscos à sua empresa, fique atento! Invista na organização de suas licenças, compartilhando com seus funcionários e colaboradores informações sobre a importância do controle e permissão de uso e evite problemas!

E aí? você gostou desse conteúdo e quer saber mais sobre como regularizar a sua situação com a Microsoft? Visite o nosso site (COLOCAR HIPERLINK PARA ONDE DESEJAR CHAMAR O CLIENTE AQUI) e fale com um dos nossos consultores, eles estarão prontos para orientá-lo sobre os produtos e planos que melhor atenderão a sua necessidade!