Uma das ferramentas que auxiliam o trabalho das empresas, principalmente no que diz respeito à individualidade de seus funcionários, é o e-mail corporativo. Com ele, é possível que a organização crie uma conta para cada um dos seus agregados, tenha controle sobre elas, os funcionários não precisam usar seu correio pessoal e, com isso, é possível deixar a marca da empresa em cada mensagem enviada – o que dá muito mais credibilidade para todos.

Outro ponto importante é a segurança: é dela que trataremos com mais atenção nesse artigo. Fique atento e preste atenção a alguns sinais que podem indicar falhas na segurança na hora de usar o e-mail da empresa.

Importância da segurança da informação

Vivenciamos uma era digital, em que tudo está cada vez mais automatizado e virtual. Isso se reflete no modo de operação e comunicação das empresas. O uso das contas corporativas de e-mail está também diretamente ligado a essas mudanças propiciadas por uma revolução tecnológica que cada vez mais cria e traz novidades para o cotidiano empresarial.

Justamente por esses fatos, a informação se tornou algo valioso, sendo considerado por muitos, até mesmo, o que de mais importante a empresa possui. Com isso, ela também se torna alvo de hackers e objeto de desejo de ladrões virtuais, que agem com a intenção de tomar para si esses importantes dados.

A segurança da informação precisa ser vista como prioridade, pois ela é útil por muito tempo e pode até mesmo ditar o que a organização deve ou não fazer. Perder dados por descuido com a segurança é altamente prejudicial – tanto por questões morais quanto financeiras. Adotar políticas de segurança, melhorar os equipamentos, contar com suporte de TI são alguns dos detalhes essenciais.

E aqui também entram os e-mails corporativos. Isso porque eles são as portas de entrada para grande parte dos perigos relacionados à segurança dos dados. É por meio deles que chegam mensagens de spam, nas quais hackers tentam aplicar golpes de phishing, entre outros tipos de ataques virtuais.

Sinais para ligar o alerta

Listamos alguns detalhes que você deve se atentar para que os e-mails da sua empresa não sirvam como transporte de vírus e invasões hackers às essenciais informações e aos dados que a organização possui. Coisas simples, como o autorrecebimento (e o não redirecionamento) de spams até a falta de orientação e preparo dos funcionários podem ser fatais para que a segurança seja comprometida.

  • Recebimento de spam: algo que atormenta a vida de quem usa e-mails são os spams. Essas mensagens enviadas para um grande número de pessoas e que muitas vezes são extremamente inconvenientes lotam as caixas de e-mails e, para uma empresa, podem fazer com que mensagens importantes não sejam visualizadas. Um dos benefícios que o uso do e-mail corporativo traz é a possibilidade de configurar filtros e antispam para todos os seus usuários. Em casos de e-mails pessoais para cada funcionário, isso se tornaria uma tarefa muito mais complicada. Os filtros ajudam a fazer a seleção de quais mensagens são spams, e o antispam coloca esses e-mails maliciosos já diretamente em uma pasta separada, deixando tudo pronto para ser excluído.
  • Inexistência de verificação de anexos: lembra quando falamos sobre a importância de ter um e-mail seguro para evitar que os dados da empresa fiquem sujeitos a invasões? Pois bem. Há um detalhe muito importante e que deve ser visto com atenção: os anexos recebidos nos e-mails. Às vezes, abrimos mensagens que parecem ser confiáveis, sem conteúdo apelativo, sem aparentar ser spam. Eis que ela traz um conteúdo extra, anexado, que, quando baixamos, colocamos diretamente um malware em nossas máquinas. Isso acontece quando não há uma verificação dos anexos previamente feitos pela conta de e-mail. Para evitar a mesma dificuldade citada no item anterior, os corporativos trazem opções de tornar isso geral a todos os usuários, mais uma vez ajudando em um item fundamental de segurança.
  • Falta de preparo dos usuários: querendo ou não, nem todo mundo tem conhecimento o suficiente para discernir o que é um spam, o que é uma mensagem maliciosa. Por isso, é preciso treinar bem os funcionários para que eles não acabem cometendo falhas que comprometam a segurança da informação da empresa. Não vai adiantar investir nessa área se erros humanos acontecerem. Busque orientar, fazer treinamentos, mostrar os perigos e a forma certa de utilizar.
  • Falta de controle na abertura dos e-mails: além da senha, podem ser configuradas no e-mail corporativo as verificações de login essenciais para evitar, por exemplo, que robôs programados por hackers para fazer testes de diversas senhas diferentes tenham sucesso. Aí será necessário executar uma tarefa, como reconhecer quais são as palavras escritas em uma imagem um pouco borrada, marcar quais imagens estão aparecendo, entre outros meios que permitam mais controle na hora da abertura dos e-mails.
  • Não fazer a troca das senhas: um erro que pode colocar tudo a perder. Senhas são elementos fáceis de descobrir para hackers com mais conhecimento técnico. Por isso, é bom sempre usar palavras que pouco tenham a ver com coisas que você gosta, que você expõe nas redes sociais, seu nome, entre outros. E também é essencial fazer uma rotatividade delas. De três em três meses, todas as contas de e-mail da empresa precisam ter as senhas trocadas. Isso ajuda a tornar mais difícil uma invasão hacker e facilita as medidas de segurança.
  • Livrando-se das propagandas: provedores de e-mail gratuitos sempre mostram muitas propagandas, que às vezes podem confundir os usuários (e até mesmo utilizadas por hackers para enviar seus malwares). Nas contas corporativas, isso não acontece.
  • Mais profissionalismo: um dos benefícios trazidos por essa ferramenta é apresentar mais profissionalismo, junto aos funcionários e também aos clientes. Dessa forma, a sua empresa pode mostrar que está dedicada em oferecer as melhores condições de relacionamento, segurança e oferta dos produtos e serviços.

Você utiliza o e-mail corporativo em sua empresa? Já enfrentou problemas de segurança? Confira mais um artigo em nosso blog em que falamos os motivos para priorizar a segurança da informação